Что должен знать самозанятый об оформлении документов своей хозяйственной деятельности?

Будучи самозанятым, важно, чтобы каждая сделка в ходе ведения хозяйственной деятельности была подкреплена каким-либо документом. Документ – это единственный способ юридически доказать, что сделка действительно связана с твоей хозяйственной деятельностью.

Запомни: оформляй и храни документ так, чтобы:

• не пропала представленная в нем информация и была обеспечена его юридическая сила в течение всего срока хранения соответствующего документа;
• была возможность изготовить копию документа;
• его нельзя было легко технически подкорректировать и он был технически стойким (например, не используй карандаш для заполнения документа).

Перед тем как получить какой-либо документ, связанный с хозяйственной деятельностью, не забудь проверить:

• указаны ли все необходимые реквизиты, чтобы документ был годен;
• соблюдены ли все вышеуказанные технические требования;
• в документе нет ошибок и все реквизиты указаны правильно, а также нет ошибок в подсчетах, то есть в сумме чека.

Какие реквизиты должны быть обязательно включены в документ?

Ни раз мы замечали, что в документах, подтверждающих сделки, проводимые в рамках хозяйственной деятельности, не хватает каких-либо элементов обязательных реквизитов. Помни, что только правильно оформленный документ имеет юридическую силу и относим к хозяйственной деятельности. Поэтому, если хочешь отнести к расходам хозяйственной деятельности плату по счету за мобильный телефон, топливо для автомобиля или другие расходы, но у тебя не будет документа по этой транзакции, который доказывал бы связь этих расходов с хозяйственной деятельностью, то ты не сможешь списать эти расходы.

Документы по сделкам необходимо оформлять в соответствии с требованиями закона «О бухгалтерском учете», и обязательно нужно указать реквизиты, если сумма сделки превышает 30 евро (без НДС). Сохрани для себя эту информацию и всегда тщательно проверяй, указал ли ты все необходимые реквизиты:

• название типа документа, его дата и номер;
• сведения об авторе документа – компании (участнике сделки), который от своего имени издает этот документ;
• название автора документа (для коммерческой компании, индивидуального коммерсанта – фирма), регистрационный номер или код регистрации налогоплательщика. Если автором документа является физическое лицо, которое ведет хозяйственную деятельность, но не является индивидуальным коммерсантом, то – имя, фамилия, код регистрации налогоплательщика;
• сведения позволяющие идентифицировать других участников сделки, если таковые имеются (необходимы те же сведения, как об авторе документа);
• если второй участник сделки – физическое лицо, не ведущее хозяйственную деятельность, то нужно указать имя и фамилию. Персональный код указывается по запросу этого лица или если того требуют другие нормативные акты;
• описание сделки и стоимость в денежном выражении; если необходимо – также количество и единица измерения;
• подписи лиц, ответственных за проведение сделки и достоверность представленной в документе информации (кроме указанных в законе случаев).

Зачастую у самозанятых возникает вопрос, а надо ли при приобретении товаров для хозяйственной деятельности в каждом магазине просить указать свои реквизиты в чеке? Да, это обязательно нужно просить сделать, поскольку, как мы уже отмечали, только так ты сможешь использовать этот документ, чтобы отнести сделку к хозяйственной деятельности! Это может казаться обременительным, но это единственный способ, как этот документ о сделке можно будет связать с хозяйственной деятельностью, чтобы, например, списать расходы и сократить сумму дохода, облагаемую налогом. Учти, что, если в журнале хозяйственной деятельности укажешь расходы, к которым не будет приложен документ о сделке, то в случае возникновения вопросов СГД может оспорить эти расходы и потребовать отнести их в полном объеме к расходам, не связанным с хозяйственной деятельностью.

Касательно некоторых документов предусмотрены также дополнительные обязательные реквизиты, например, касательно НДС счетов. То есть, если самозанятый является также плательщиком НДС, то помимо прочего ему нужно соблюдать положения об оформлении счета с НДС, предусмотренные статьей 125 закона «О налоге на добавленную стоимость».

Как долго нужно хранить документы?

Одного лишь учета данных о документах по сделкам в журнале не достаточно – твоя обязанность также бережно хранить эти документы. Подтверждающие документы, например, счета, чеки, акты сдачи-приемки, необходимо хранить 5 лет, а документы по ведению бухгалтерского учета, в том числе сам журнал – 10 лет. К тому же, имей ввиду, что сканированные копии не годны – нужно хранить оригинал документа.

Узнать больше о сроках хранения документов можно в законе «О бухгалтерском учете» Латвийской Республики.

Как быстро и просто добавлять документы по сделкам в журнал хозяйственной деятельности?

Воспользуйся нашей новой функцией – сфотографируй чек, загрузи его в систему pats.lv и представленная в чеке информация автоматически попадет в твой журнал хозяйственной деятельности! Зайди на es.pats.lv и в своем профиле ты сможешь опробовать новую функцию! Система предоставляет всем пользователям 5 пробных использований этой функции, а абонентам тарифов Pats PRO и MAX эта функция доступна в неограниченном количестве.