Можно ли использовать подписанные вместе документы по отдельности?

Jolanta Brilte, специалист по делопроизводству

Читатель спрашивает: можно ли использовать документы, включённые в eDoc-пакет и подписанные одной электронной подписью, в качестве отдельных документов?

В руководстве Министерства юстиции «Руководство по разработке и оформлению документов» указано, что в формате eDoc технически возможно включать несколько документов для подписания одной безопасной электронной подписью. Однако включение нескольких самостоятельных документов в один пакет eDoc и их подписание одной подписью может затруднить дальнейшее использование этих документов.

Например, если организация включает в один пакет eDoc и подписывает одной электронной подписью ответ на заявление физического лица и справку учреждения, то дальнейшее использование справки, например, для подачи в другую организацию, будет затруднено, поскольку она не подписана отдельно. В таких случаях рекомендуется каждый документ подписывать отдельно – в противном случае весь пакет считается одним документом. То есть, если документы должны использоваться независимо друг от друга, каждый из них должен быть подписан отдельно.

Если документы подписаны в одном пакете, то каждый отдельный файл из пакета eDoc (если его извлечь из пакета) считается выпиской из оригинала (а не копией, так как содержит только часть оригинала). Такая выписка не имеет юридической силы, если она не оформлена и не заверена в порядке, установленном нормативными актами.

Тем не менее, есть случаи, когда допустимо подписывать несколько файлов в одном пакете eDoc. Например, документ с приложениями – если приложения оформлены отдельными файлами, весь пакет можно подписать одной электронной подписью. Также, если получен документ от организации, который необходимо согласовать/утвердить, его можно подписать вместе с согласием или утверждением одной подписью.

Распространено мнение, что к уже подписанному электронному документу нельзя добавлять другие документы и подписывать их вместе одной подписью. Но это не так – такие действия не запрещены, и пакет может быть подписан одной электронной подписью. Однако каждый случай следует оценивать индивидуально, учитывая, потребуется ли в дальнейшем использовать документы отдельно.

Статья подготовлена в сотрудничестве с iBizness.lv

iBizness.lv – это поддержка и советник для предпринимателей и руководителей, где можно найти интервью и истории опытных предпринимателей, а также разъяснения ведущих экспертов Латвии по вопросам управления, маркетинга, HR, технологий и финансов.