Jolanta Brilte, lietvedības speciāliste
Lasītājs jautā: eDoc formāta pakotnē var ievietot vairākus dokumentus, ko nepieciešams parakstīt ar vienu e-parakstu. Vai dokumentus, kas parakstīti pakotnē ar vienu e-parakstu, iespējams lietot kā atsevišķus dokumentus?
Tieslietu ministrijas izstrādātajās vadlīnijās ‘’Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas’’ noteikts, ka eDoc formāta pakotnē tehniski ir iespējams ievietot vairākus parakstāmos dokumentus un parakstīt tos ar vienu drošu e-parakstu. Tomēr vairāku patstāvīgu dokumentu iekļaušana eDoc formāta pakotnē un parakstīšana ar vienu drošu e-parakstu var radīt grūtības šo dokumentu tālākai izmantošanai.
Piemēram, ja organizācija vienā eDoc formāta pakotnē iekļauj un ar vienu drošu e-parakstu paraksta gan atbildi uz privātpersonas iesniegumu, gan tās pieprasīto iestādes izziņu, tad šīs izziņas tālāka izmantošana, piemēram, iesniegšana citā organizācijā, būs apgrūtināta, jo tā nav parakstīta atsevišķi. Šādos gadījumos ieteicams katru dokumentu parakstīt atsevišķi, citādi parakstīto dokumentu kopums ir uzskatāms par vienu dokumentu. Tātad, ja dokumentus nepieciešams lietot neatkarīgi vienu no otra, nevis kā vienotu dokumentu, katrs no tiem parakstāms atsevišķi.
Ja dokumenti parakstīti vienā pakotnē, tad katrs atsevišķs eDoc formāta pakotnē ievietotais dokuments ārpus tās (ja dokuments tiek “izvilkts” no eDoc formāta pakotnes) ir uzskatāms par izrakstu no dokumenta oriģināla (ne kopiju, jo satur tikai daļu e-dokumenta oriģināla). Šādam izrakstam nav juridiskā spēka, ja tas nav noformēts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.
Tomēr ir gadījumi, kuros ir pieļaujams vairākas datnes parakstīt kopā vienā eDoc formāta pakotnē. Piemēram, dokuments ar pielikumiem. Ja pielikumi ir atsevišķā dokumentā, tad šī pakotne ir parakstāma ar vienu e-parakstu. Kā arī, saņemot no kādas organizācijas elektroniski parakstītu dokumentu, kuru nepieciešams saskaņot/apstiprināt, šo dokumentu un tā saskaņojumu/apstiprinājumu paraksta ar vienu e-parakstu.
Sabiedrībā valda arī uzskats, ka elektroniski parakstītam dokumentam nevar pievienot klāt vēl citu dokumentu un tos parakstīt ar vienu e-parakstu. Tomēr tā nebūt nav, jo šos dokumentus nav aizliegts parakstīt kā vienu pakotni ar vienu e-parakstu. Katrā ziņā normatīvie akti neaizliedz tā darīt, tāpēc katrs gadījums būtu jāizvērtē atsevišķi, jo šādās situācijās jādomā par dokumenta tālāko dzīvi, proti, vai varēs “izvilkt” katru dokumentu atsevišķi un to lietot.
Raksts tapis sadarbībā ar iBizness.lv
iBizness ir atbalsts un padomdevējs uzņēmējiem un vadītājiem, kurā var lasīt gan pieredzējušu uzņēmēju intervijas un pieredzes stāstus, gan Latvijas labāko ekspertu skaidrojumus par vadītājiem svarīgiem jautājumiem vadības, mārketinga, personāla, tehnoloģiju un finanšu jomā.
