Konta izraksts – pietiekams pierādījums izdevumu attiecināšanai

Valsts ieņēmumu dienests

Lasītājs jautā: Vai personas apliecinājums, ka maksājums, kas redzams konta izrakstā, ir attiecināms uz saimniecisko darbību, ir pietiekams iemesls, lai šos izdevumus drīkstētu attiecināt uz saimniecisko darbību un attiecīgi samazināt apliekamo ienākumu?

Ja norēķini par darījumu tiek veikti bezskaidrā naudā, tad konta izraksts var būt kā attaisnojuma dokuments, uz kuru pamatojoties var veikt ierakstus grāmatvedības reģistros, ko paredz Grāmatvedības likuma (GL) 8.panta 1.daļa. Savukārt tikai no konta izrakstā iekļautās informācijas ir secināms, vai veiktie darījumi ir bijuši saistīti ar saimniecisko darbību vai nē. Piemēram, ja konta izrakstā ir dati par darījuma partneri, samaksāto summu un ciparu kombinācija (identifikācija), kas apzīmē tikai darījuma partneriem saprotamu darījuma apmaksu, tad šāds konta izraksts pamato tikai naudas samaksu, nevis saimnieciskā darījuma klasifikāciju. Tāpēc ir nepieciešams attaisnojuma dokuments.

Attaisnojuma dokuments ir tāds dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību un kurā ietverti vismaz GL 11.panta 5.daļā minētie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu. Attaisnojuma dokumentu var sagatavot elektroniskā vai papīra formā. Likumā uzsvērts, ka attaisnojuma dokuments jāsagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija, kā arī būtu iespējams radīt šī dokumenta atvasinājumu.

Saskaņā ar GL 11.panta 8.daļas 4.punktu par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus likumā noteiktos rekvizītus, proti, dokumenta veida nosaukumu, datumu, numuru, ziņas par dokumenta izsniedzēju un citiem darījuma partneriem, saimnieciskā darījuma aprakstu un vērtību naudas izteiksmē.

Attiecīgais dokuments var tikt uzskatīts par ārēju attaisnojuma dokumentu, ja tajā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina persona, kas ir atbildīga par dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību. Piemēram, par attaisnojuma dokumentu atzīst arī neapliecinātu uzņēmuma – maksājuma pakalpojuma izmantotāja – konta izrakstu, kuru pēc tā pieprasījuma izsniedz maksājumu pakalpojumu sniedzējs (Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma izpratnē).

Turklāt GL 6.panta 2.daļa nosaka, ka grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kompetenta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma saistībām, mantu un finansiālo stāvokli noteiktā datumā, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei.