Насколько безопасно хранить документы только в электронном виде?

Imants Kreičmanis, помощник юриста

Вопрос читателя: В настоящее время большая часть документов компании хранится в электронном виде, в том числе и те, которые необходимо хранить длительное время, например, трудовые договоры, подлежащие хранению 90 лет. Как компания может быть уверена, что поставщик услуг сможет обеспечить доступ к электронным документам даже спустя 90 лет? Как защититься от их утраты?

Поскольку электронные документы физически не занимают места, их можно хранить как альтернативу бумажным. Оцифровка и хранение документов в электронном виде позволяет защититься от угроз, которые могут необратимо повредить бумажные документы – например, плесени, пожара, насекомых, грызунов и других.

Согласно части 1 статьи 3 Закона об электронных документах, у электронных документов есть такая же юридическая сила, как и у бумажных, если они подписаны электронной подписью и содержат все обязательные реквизиты, указанные в статье 4 Закона о юридической силе документов.

Как долго хранить?

В нормативных актах установлены сроки хранения различных типов документов. Срок зависит от их вида. Например, статья 28 Закона о бухгалтерском учёте (GL) устанавливает срок хранения бухгалтерских регистров и инвентаризационных ведомостей – 10 лет. Документы по расчёту заработной платы и отпускных до 1999 года должны храниться 75 лет. Такие документы, как годовые отчёты, должны храниться до реорганизации или ликвидации предприятия – конкретный срок чаще всего не установлен.

Для многих компаний могут быть актуальны также Правила Кабинета Министров №690, где указаны документы, подтверждающие трудовую деятельность, имеющие архивную ценность, и их сроки хранения. Там, например, указано, что трудовые договоры, их изменения, списки сотрудников с указанием должности, описания должностей, заключения о невозможности выполнения работы по состоянию здоровья хранятся 90 лет с даты рождения лица или 75 лет, если дата рождения неизвестна. В отдельных случаях документы подлежат постоянному хранению, если содержат информацию с историческим, общественным, культурным или научным значением.

Преобразование документа в электронный формат

В части 1 статьи 29 GL указано, что предприятие имеет право преобразовывать бумажные бухгалтерские документы в электронные, чтобы хранить их в цифровой среде. В части 2 указано, что преобразованный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и оригинал можно уничтожить только в случае соблюдения определённых условий. Чтобы преобразовать документ, нужно:

• обеспечить отображение содержания оригинала и соблюдение сроков хранения;
• обеспечить читаемость на экране компьютера и возможность при необходимости создать бумажную копию;
• обеспечить защиту от изменений и уничтожения;
• документировать процесс преобразования и уничтожения в порядке, установленном руководителем компании.

Можно преобразовывать такие документы, как годовые отчёты, инвентаризационные списки, оправдательные документы, в том числе по зарплате, компенсациям за вынужденные прогулы и др.

Если требования соблюдены, преобразованный документ не требует отдельного заверения электронной подписью – он имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Следовательно, хранение бухгалтерских документов в электронной среде считается надёжным, и бумажная форма не обязательна.

Документы, которые вы хотите хранить в электронном виде, но по закону электронная форма не заменяет бумажную, также можно хранить как электронные копии, если они подготовлены в соответствии с Правилами КМ №558. Однако в этих случаях бумажные оригиналы должны сохраняться, если иное не предусмотрено законом.

Ответственность за хранение документов

Согласно части 1 статьи 33 GL, ответственность за сохранность оригиналов бухгалтерских документов несёт руководитель компании. В статье 42 указана административная ответственность за несоблюдение правил ведения бухгалтерии. Также, согласно статье 28 Закона об архивах, нарушение порядка управления документами может повлечь предупреждение или штраф.

Независимо от выбранного подхода, за нарушение порядка хранения документов, скорее всего, будет отвечать сам руководитель компании, а не поставщик услуг. Поэтому безопаснее, если лицо, обязанное по закону хранить документы, само позаботится о наличии надёжных копий. Если документы хранятся у третьей стороны, следует предусмотреть в договоре обязанность компенсировать ущерб в случае утраты.

Решения для безопасного хранения электронных документов

Существуют различные способы защититься от рисков, связанных с нарушением сроков хранения. Можно хранить копии у поставщиков услуг хранения документов, но это не даёт полной гарантии, так как провайдер может прекратить деятельность, реорганизоваться или произойдут технические сбои.

Более безопасным решением является использование технических мер, например: хранение копий у нескольких поставщиков, хранение онлайн одновременно в нескольких местах, хранение на различных носителях данных и тому подобное.

Статья подготовлена в сотрудничестве с iBizness.lv – поддержкой и советником для предпринимателей и руководителей, где публикуются интервью с опытными предпринимателями и объяснения экспертов по вопросам управления, маркетинга, персонала, технологий и финансов.