Как заключить договор, если партнёр из США?

Māris Liguts, присяжный адвокат

Santa Prauliņa, юрист

Электронные подписи признаются во многих странах мира и становятся всё более популярными, поэтому государства предъявляют требования к их безопасности и юридической действительности. В Европейском Союзе (ЕС) установлены строгие правила для электронных подписей, которые позволяют определить, кто подписал договор и когда, а также обеспечивают защиту данных (целостность). Но на что следует обратить внимание при подписании договора с компанией из США? Насколько это безопасно?

Как подписывать и проверять?

В Латвии под надёжной электронной подписью понимается подпись, технические параметры которой соответствуют требованиям Регламента 910/2014 о электронной идентификации и доверительных услугах (регламент eIDAS). Этим требованиям соответствует только одна подпись — eParaksts. В то же время в США требования к электронным подписям отличаются, поэтому американский партнёр, скорее всего, будет использовать подпись, которая в Латвии не считается «безопасной».

Тем не менее, тот факт, что электронная подпись не соответствует eIDAS, не означает, что её нельзя использовать в коммерческих сделках. Это лишь означает, что данная подпись не подходит для нотариальных актов или документов, подаваемых в госучреждения. Поэтому документы с партнёрами из США можно подписывать технически следующим образом:

• Обе стороны подписывают договор с использованием американской электронной подписи. Например, жители Латвии также могут использовать популярную в США платформу DocuSign. Такие подписи может получить любой человек — для этого нужен только активный e-mail.
• Каждая сторона подписывает договор своей электронной подписью. Технический функционал eParaksts позволяет подписывать документ, который ранее уже был подписан, например, с помощью DocuSign. Таким образом, один документ может быть подписан разными подписями, находящимися в распоряжении каждой стороны.

Проверить электронные подписи ЕС можно на сайтах eparaksts.lv или dokobit.com. Однако подписи, используемые в США, на этих платформах не проверяются. Возможно, что используемая платформа предоставляет собственные средства проверки, поэтому перед подписанием договора следует уточнить, какую подпись использует партнёр, и заранее проверить её функционал, уровень защиты и возможность проверки подписи.

Что следует учитывать?

Перед тем как подписывать электронный договор с партнёрами из США, важно также учесть следующие моменты:

• Необходимо идентифицировать уполномоченное лицо, которое вправе подписывать документы от имени компании. В США это чаще всего должности Director, Officer, CEO и т.п. К сожалению, в США нет публичного реестра для проверки полномочий, поэтому нужно запрашивать документы, например, решение участников о назначении лица на должность.
• Необходимо согласовать ключевые элементы сделки (кто, что, когда, за сколько и т.д.) — это может быть сделано по e-mail. Желательно сохранять переписку на сервере или в защищённом месте, чтобы её можно было использовать как доказательство при споре.
• В договоре должно быть указано, что он подписан электронной подписью. Это требование содержится как в законах США, так и в Латвии. Поэтому формулировка о подписи электронным способом обязательно должна быть включена.
• Важно включить в договор положение о применимом праве и юрисдикции. Рекомендуется указать, что споры рассматриваются в судах Латвии, по латвийскому законодательству — это защитит от дорогостоящих процессов в США и обеспечит признание электронных доказательств.
• Электронно подписанный документ должен гарантировать целостность данных — т.е. быть защищённым от изменений после подписания. Это можно обеспечить, если договор подписан в PDF-формате и eParaksts добавляется последним. Тогда у латвийской стороны будет не изменяемый, окончательный вариант.

Если возникают проблемы

Электронно подписанные договоры между США и Латвией могут быть использованы в суде в качестве доказательств. Чтобы подтвердить юридическую силу, рекомендуется чётко зафиксировать, что стороны согласовали ключевые условия договора. Латвийское законодательство требует письменную форму (от руки или с безопасной подписью eIDAS) только для некоторых видов договоров, например, трудовых. Договоры между коммерсантами могут быть подписаны в иной форме — сканом, DocuSign и пр.

Суды в Латвии принимают электронные доказательства, поэтому не стоит отказываться от сделок только потому, что документы оформлены в электронном виде. Главное — хранить файлы так, чтобы их можно было без проблем предоставить суду, например, на флешке.

В любом случае перед заключением сделки с партнёром из США рекомендуется проконсультироваться с юристом, чтобы обеспечить защиту интересов латвийской компании и соблюдение требований латвийского законодательства.

Статья подготовлена в сотрудничестве с iBizness.lv

iBizness.lv – это платформа поддержки и советов для предпринимателей и руководителей, где публикуются интервью с опытными бизнесменами и разъяснения экспертов по вопросам управления, маркетинга, HR, технологий и финансов.