Darījumu pārbaude pašnodarbinātajiem un SIA
Grāmatvedība ir viena no tām uzņēmējdarbības daļām, kurā pat neliela neprecizitāte var radīt papildu darbu. Nepareizi ievadīta summa, nesakritība starp rēķinu un darījumu, aizmirsts attaisnojuma dokuments vai nepareizi norādīts partneris - tās ir situācijas, ar kurām ikdienā var saskarties gan pašnodarbinātais, gan uzņēmums (SIA).
Tieši tāpēc mūsdienīga grāmatvedības sistēma nav tikai vieta, kur ievadīt ieņēmumus un izdevumus. Tai jāpalīdz arī pamanīt, ja kāds no ievadītajiem datiem nesakrīt ar dokumentiem.
Pats.lv grāmatvedības sistēmā ir ieviesta jauna funkcija - darījumu pārbaude, kas salīdzina darījuma, dokumenta un, ja pieejams, arī maksājuma informāciju. Pārbaudi veic mākslīgais intelekts, un to pats.lv komanda ir ieviesuši vieni no pirmajiem Latvijā. Funkcija izveidota, lai palīdzētu pašnodarbinātajiem, SIA un grāmatvežiem ātrāk pamanīt iespējamas neprecizitātes un sakārtot grāmatvedības uzskaiti vēl pirms atskaišu un deklarāciju sagatavošanas. Visas nepilnības un ieteikumi tiek pasniegti lietotājam vienkāršā valodā.
Kāpēc darījumu pārbaude ir svarīga?
Kārtojot grāmatvedību patstāvīgi, uzmanība bieži jāsadala starp klientiem, rēķiniem, izdevumiem, bankas maksājumiem, nodokļiem un dokumentiem. Jo vairāk darījumu, jo vieglāk kādu detaļu nepamanīt.
Piemēram, rēķinā var būt norādīts viens piegādātāja nosaukums, bet grāmatvedības sistēmā - cits. Vai arī dokumentā norādītā summa var atšķirties no summas, kas ievadīta darījumā. Dažkārt problēma nav sarežģīta, taču to var pamanīt tikai tad, ja dati tiek salīdzināti.
Jaunā pats.lv funkcija darbojas kā papildu pārbaudes solis. Tā nevis pieņem lēmumu lietotāja vietā, bet parāda, kur konkrētajā darījumā ir vērts pievērst uzmanību. Sistēma rezultātus sadala vairākos statusos - “Kārtībā”, “Brīdinājums”, “Kļūda” un “Nav pārbaudīts”.
Tas nozīmē, ka grāmatvedības automatizācija šeit nav tikai datu ievades automatizācija. Sistēma palīdz arī pārskatīt jau ievadīto informāciju.
26 pārbaudes punkti vienā darījumā
Jaunajā funkcijā pašlaik pieejami līdz 26 pārbaudes punktiem. Konkrētais pārbaudāmo punktu skaits ir atkarīgs no darījuma veida, lietotāja profila un tā, kādi dati ir pieejami sistēmā.
Pārbaudes sadalītas sešās galvenajās kategorijās.
1. Dokumenta un tā datu pārbaude
Pirmā kategorija ir saistīta ar pašu attaisnojuma dokumentu. Sistēma var palīdzēt pārbaudīt, vai darījumam ir pievienots nepieciešamais dokuments, vai tas izrakstīts pareizajai personai vai uzņēmumam, vai dokumenta numurs sakrīt ar sistēmā norādīto un vai pievienotais fails ir atbilstošs darījuma dokuments.
Tas ir īpaši noderīgi situācijās, kad mēnesī tiek apstrādāts liels skaits čeku un rēķinu.
2. Summas un aprēķini
Otra pārbaudes grupa attiecas uz summām. Sistēma salīdzina darījuma kopsummu ar dokumentā norādīto, kā arī pārbauda summu bez PVN un PVN daļu.
Tas var palīdzēt pamanīt vienkāršas, bet neērtas kļūdas, piemēram, ja rēķinā ir viena summa, bet grāmatvedības uzskaitē ievadīta cita.
3. PVN dati
Uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem, kuri ir PVN maksātāji, PVN uzskaite ir būtiska grāmatvedības sastāvdaļa.
Darījumu pārbaude var salīdzināt dokumentā norādīto PVN likmi un PVN summu, kā arī pārbaudīt, vai PVN nav iekļauts deklarācijā situācijā, kad lietotāja profils nav reģistrēts kā PVN maksātājs.
Tas palīdz pievērst uzmanību datiem pirms tie nonāk nākamajā grāmatvedības procesa posmā, un ir īpaši noderīgi pirms atskaišu sagatavošanas un iesniegšanas VID, jo sistēma automātiski sagatavo atskaites iesniegšanai VID.
4. Partnera informācija
Vēl viena bieža neprecizitāte grāmatvedībā ir saistīta ar klientu vai piegādātāju datiem.
Sistēma var pārbaudīt partnera nosaukuma atbilstību dokumentam, reģistrācijas un PVN numuru sakritību, kā arī to, vai maksājuma saņēmējs atbilst dokumenta izsniedzējam.
Ja tiek atrasta iespējama neatbilstība, lietotājs redz, kas tieši jāpārbauda.
5. Datums, periods un izdevumu kategorija
Grāmatvedībā svarīgi ir ne tikai tas, cik daudz ir samaksāts, bet arī kad un kā darījums uzskaitīts.
Pārbaude var pievērst uzmanību tam, vai darījums iegrāmatots atbilstošajā periodā, vai dokumenta un darījuma datumi būtiski neatšķiras, vai lielāks pirkums nav jāuzskaita kā pamatlīdzeklis un vai izvēlētā izdevumu kategorija atbilst dokumenta saturam.
6. Maksājums un saņēmējs
Pēdējā kategorija saistīta ar maksājumu. Ja sistēmā pieejama informācija par bankas darījumu, var pārbaudīt, vai ierakstam ir piesaistīts maksājums, vai maksājuma summa atbilst darījuma kopsummai un vai faktiskais maksājuma saņēmējs sakrīt ar norādīto piegādātāju.
Šāda pārbaude ir īpaši nozīmīga uzņēmumiem, kuriem ir daudz bankas darījumu.
Kā darbojas jaunā funkcija?
Darījuma pārbaude ir veidota tā, lai lietotājam nebūtu jāapgūst sarežģīta procedūra.
Process ir vienkāršs:
1. Atver darījumu.
Izvēlies ieņēmumu vai izdevumu un pārliecinies, ka ievadītie dati ir pareizi. Ja pieejams čeks vai rēķins, pievieno to darījumam.
2. Nospied “Pārbaudīt”.
Sistēma salīdzina pieejamos darījuma un dokumenta datus, ņemot vērā arī lietotāja profila informāciju.
3. Izlabo un pārbaudi vēlreiz.
Ja sistēma atrod iespējamu neatbilstību, lietotājs redz, kas jāpārbauda. Nepieciešamības gadījumā datus var precizēt un pārbaudi veikt atkārtoti.
Tādējādi grāmatvedības uzskaite kļūst par procesu, kurā iespējams pārbaudīt informāciju jau tās ievades laikā, nevis tikai tad, kad tuvojas deklarācijas vai gada pārskata sagatavošana.
Ko tas nozīmē pašnodarbinātajiem?
Pašnodarbinātajiem grāmatvedības kārtošana bieži jāapvieno ar ikdienas darbu. Frizieris, fotogrāfs, programmētājs, treneris, jurists, kurjers vai cits saimnieciskās darbības veicējs var nebūt grāmatvedības speciālists, taču viņam tāpat jāseko līdzi ieņēmumiem, izdevumiem, dokumentiem un nodokļiem. Tāpat arī jāiesniedz pašnodarbinātā ziņojums par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām (VSAOI).
Pats.lv jau nodrošina pašnodarbinātajiem ieņēmumu un izdevumu uzskaiti, atskaišu sagatavošanu, rēķinu izrakstīšanu, dokumentu skenēšanu, bankas integrāciju un citas funkcijas. Jaunā darījumu pārbaude papildina šo procesu ar iespēju pārbaudīt ievadītos datus.
Tas var būt īpaši noderīgi cilvēkam, kurš vēlas kārtot grāmatvedību pats, bet nevēlas katru darījumu manuāli salīdzināt vairākās vietās.
Ko tas nozīmē SIA uzņēmumiem?
Arī mazam SIA grāmatvedībā var būt daudz dokumentu: pirkumu rēķini, pārdošanas rēķini, bankas maksājumi, PVN dati, algas un citi darījumi.
Pats.lv informē, ka situācijā, kad uzņēmuma vienīgais valdes loceklis un dalībnieks grāmatvedību kārto pats, jaunā pārbaude var palīdzēt pamanīt nepilnības pirms tās nonāk PVN deklarācijā, UIN deklarācijā vai gada pārskatā.
Svarīgi uzsvērt, ka sistēmas pārbaude neaizstāj profesionālu grāmatvedi vai nodokļu konsultāciju. Tā ir palīgfunkcija, kas palīdz pamanīt potenciālas neatbilstības un sakārtot datus.
Mazāk manuāla darba arī grāmatvežiem
Jaunā funkcija nav paredzēta tikai tiem, kuri grāmatvedību kārto paši.
Arī profesionālam grāmatvedim būtiska ir kvalitatīva informācija no klienta. Ja trūkst čeka, rēķinā un darījumā nesakrīt partnera dati vai maksājuma summa, grāmatvedim vispirms jāmeklē un jāprecizē šī informācija.
Darījumu pārbaude var palīdzēt šo procesu padarīt strukturētāku - vispirms tiek pamanītas iespējamās neprecizitātes, pēc tam grāmatvedis var koncentrēties uz jautājumiem, kuros nepieciešama profesionāla pieredze.
Tas ir viens no būtiskākajiem grāmatvedības automatizācijas ieguvumiem: automatizēt rutīnas pārbaudes, vienlaikus saglabājot cilvēka lēmumu pieņemšanas iespēju.
Vai sistēma pati izlabo kļūdas?
Nē. Un tas ir būtiski.
Pārbaudes rezultāts ir palīglīdzeklis, nevis automātisks spriedums par darījuma pareizību. Ja sistēma konstatē neatbilstību, lietotājam jāapskata dokumenti, jāizvērtē situācija un nepieciešamības gadījumā jāprecizē dati.
Tāpat ne visi 26 pārbaudes punkti attiecas uz katru darījumu. Ja dokumentā vai sistēmā nav pietiekami daudz informācijas, konkrēto punktu var nebūt iespējams pārbaudīt.
Tas nozīmē, ka funkcijas mērķis nav aizstāt grāmatvedības zināšanas, bet gan palīdzēt ātrāk atrast vietas, kurām nepieciešama uzmanība.
Grāmatvedība kļūst digitālāka, piemērota katra vajadzībām
Uzņēmējdarbībā arvien lielāka nozīme ir digitāliem rīkiem. Rēķinu izrakstīšana, bankas darījumu imports, čeku un rēķinu skenēšana, nodokļu kalendārs, atskaites un dokumentu uzskaite jau palīdz samazināt manuālo darbu. Jaunā darījumu pārbaude šajā sistēmā ienes vēl vienu svarīgu elementu - iespēju ne tikai ievadīt un uzglabāt datus, bet arī tos savstarpēji salīdzināt.
Pats.lv sniedz dažādas iespējas un piedāvā vairākus tarifa plānus, kuru ietvaros ir dažādi pārbaudes līmeņi.
Ko uzņēmējam dotu šāda grāmatvedības sistēma ikdienā?
Iedomāsimies vienkāršu situāciju. Uzņēmējs saņem piegādātāja rēķinu, ievada izdevumu grāmatvedības sistēmā un pievieno dokumentu. Vēlāk sistēma var salīdzināt rēķina un darījuma datus.
Ja viss sakrīt, lietotājs redz, ka konkrētajā pārbaudes punktā nekas nav jāprecizē.
Ja tiek atrasta neatbilstība, piemēram, partnera nosaukumā, lietotājs saņem brīdinājumu un var atvērt dokumentu, pārbaudīt informāciju un nepieciešamības gadījumā labot ierakstu.
Šāda pieeja ļauj grāmatvedības kļūdas pamanīt agrāk, kad dokumenti vēl ir pieejami un darījuma konteksts ir viegli saprotams.
Jauns solis ceļā uz vienkāršāku grāmatvedību
Labai grāmatvedības programmai nav jābūt tikai datu glabātuvei. Tai jāpalīdz uzņēmējam saprast, kas notiek ar viņa grāmatvedību un kur nepieciešama uzmanība.
Pats.lv jaunā darījumu pārbaudes funkcija ir veidota tieši šādai pieejai. Tā salīdzina dokumentu, darījumu un pieejamo maksājumu informāciju, pārbauda līdz 26 dažādiem aspektiem un parāda lietotājam, kas ir kārtībā, ko nepieciešams pārbaudīt un kur datu trūkuma dēļ pārbaudi nav iespējams veikt.
Īpaši aktuāla šī funkcija var būt pašnodarbinātajiem un mazajiem uzņēmumiem, kuri vēlas vairākus grāmatvedības procesus pārvaldīt vienuviet un savlaicīgi pamanīt iespējamās neatbilstības.
