Проверка операций - меньше ошибок, больше контроля
Бухгалтерия - одна из тех сфер предпринимательства, где даже небольшая неточность может привести к дополнительной работе. Неверно введённая сумма, расхождение между счётом и операцией, забытый подтверждающий документ или неправильные данные контрагента - с такими ситуациями в повседневной работе сталкиваются и самозанятые, и компании (SIA).
Именно поэтому современная система бухгалтерского учёта должна быть больше, чем просто местом для ввода доходов и расходов. Она должна помогать замечать, когда внесённые данные не совпадают с документами.
В бухгалтерской системе Pats.lv появилась новая функция - проверка сделок. Она сопоставляет данные операции, документа и, если они доступны, платежа. Проверку выполняет искусственный интеллект, и команда pats.lv внедрила её одной из первых в Латвии. Функция создана, чтобы помогать самозанятым, компаниям SIA и бухгалтерам раньше замечать возможные неточности и приводить учёт в порядок ещё до подготовки отчётов и деклараций. Все недочёты и рекомендации представлены пользователю простым языком.
Почему проверка сделок важна?
Когда ведёшь бухгалтерию самостоятельно, приходится одновременно уделять внимание клиентам, счетам, расходам, банковским платежам, налогам и документам. Чем больше операций, тем легче упустить какую-то деталь.
Например, в счёте может быть указано одно название поставщика, а в бухгалтерской системе - другое. Или сумма в документе может отличаться от суммы, внесённой в операцию. Иногда проблема несложная, но заметить её можно только при сравнении данных.
Новая функция pats.lv служит дополнительным этапом проверки. Она не принимает решение вместо пользователя, а показывает, на что стоит обратить внимание в конкретной операции. Система распределяет результаты по нескольким статусам - «В порядке», «Предупреждение», «Ошибка» и «Не проверено».
Это означает, что автоматизация бухгалтерии здесь не ограничивается автоматическим вводом данных. Система также помогает проверить уже внесённую информацию.
26 пунктов проверки в одной операции
В новой функции сейчас доступно до 26 пунктов проверки. Конкретное число проверяемых пунктов зависит от вида операции, профиля пользователя и данных, доступных в системе.
Проверки разделены на шесть основных категорий.
1. Проверка документа и его данных
Первая категория связана с самим подтверждающим документом. Система может помочь проверить, приложен ли к операции необходимый документ, выписан ли он на нужное лицо или компанию, совпадает ли номер документа с указанным в системе и является ли прикреплённый файл подходящим документом для данной операции.
Это особенно полезно, когда за месяц обрабатывается много чеков и счетов.
2. Суммы и расчёты
Вторая группа проверок касается сумм. Система сравнивает общую сумму операции с суммой в документе, а также проверяет сумму без НДС и сумму НДС.
Это помогает заметить простые, но неприятные ошибки, например когда в счёте указана одна сумма, а в бухгалтерский учёт внесена другая.
3. Данные НДС
Для компаний и самозанятых, зарегистрированных плательщиками НДС, учёт НДС - важная часть бухгалтерии.
Проверка сделок может сопоставить ставку и сумму НДС, указанные в документе, а также проверить, не включён ли НДС в декларацию, если профиль пользователя не зарегистрирован как плательщик НДС.
Это помогает обратить внимание на данные до следующего этапа бухгалтерского процесса и особенно полезно перед подготовкой и подачей отчётов в Службу государственных доходов (VID), поскольку система автоматически готовит отчёты для подачи в VID.
4. Данные контрагента
Ещё одна частая неточность в бухгалтерии связана с данными клиентов или поставщиков.
Система может проверить, совпадает ли название контрагента с документом, соответствуют ли друг другу регистрационный номер и номер плательщика НДС, а также совпадает ли получатель платежа с выдавшим документ лицом.
Если обнаружено возможное расхождение, пользователь видит, что именно нужно проверить.
5. Дата, период и категория расходов
В бухгалтерии важно не только то, сколько заплачено, но и когда и как учтена операция.
Проверка может обратить внимание на то, отражена ли операция в нужном периоде, существенно ли различаются даты документа и операции, нужно ли учитывать крупную покупку как основное средство и соответствует ли выбранная категория расходов содержанию документа.
6. Платёж и получатель
Последняя категория связана с оплатой. Если в системе доступны сведения о банковской операции, можно проверить, привязан ли к записи платёж, совпадает ли сумма платежа с общей суммой операции и соответствует ли фактический получатель платежа указанному поставщику.
Такая проверка особенно важна для компаний с большим количеством банковских операций.
Как работает новая функция?
Проверка сделки устроена так, чтобы пользователю не приходилось осваивать сложную процедуру.
Процесс прост:
1. Открой операцию.
Выбери доход или расход и убедись, что внесённые данные верны. Если есть чек или счёт, прикрепи его к операции.
2. Нажми «Проверить».
Система сопоставит доступные данные операции и документа, учитывая и сведения в профиле пользователя.
3. Исправь и проверь ещё раз.
Если система обнаружит возможное расхождение, пользователь увидит, что нужно проверить. При необходимости данные можно уточнить и повторить проверку.
Так бухгалтерский учёт становится процессом, в котором информацию можно проверять уже при вводе, а не только перед подготовкой декларации или годового отчёта.
Что это означает для самозанятых?
Самозанятым часто приходится совмещать ведение бухгалтерии с повседневной работой. Парикмахер, фотограф, программист, тренер, юрист, курьер или другой человек, ведущий хозяйственную деятельность, может не быть специалистом по бухгалтерии, но ему всё равно необходимо следить за доходами, расходами, документами и налогами. Кроме того, нужно подавать отчёт самозанятого об обязательных взносах государственного социального страхования (VSAOI).
Pats.lv уже предоставляет самозанятым учёт доходов и расходов, подготовку отчётов, выписку счетов, сканирование документов, интеграцию с банком и другие функции. Новая проверка сделок дополняет этот процесс возможностью проверить введённые данные.
Это может быть особенно полезно тому, кто хочет вести бухгалтерию самостоятельно, но не хочет вручную сверять каждую операцию в нескольких местах.
Что это означает для компаний SIA?
Даже у небольшой SIA в бухгалтерии может быть много документов: счета на покупки, выставленные счета, банковские платежи, данные НДС, зарплаты и другие операции.
Pats.lv сообщает, что если единственный член правления и участник компании ведёт бухгалтерию самостоятельно, новая проверка может помочь заметить недочёты до того, как они попадут в декларацию НДС, декларацию налога на прибыль предприятий (UIN) или годовой отчёт.
Важно подчеркнуть, что проверка в системе не заменяет профессионального бухгалтера или налоговую консультацию. Это вспомогательная функция, которая помогает замечать возможные расхождения и приводить данные в порядок.
Меньше ручной работы и для бухгалтеров
Новая функция предназначена не только для тех, кто ведёт бухгалтерию самостоятельно.
Профессиональному бухгалтеру также необходима качественная информация от клиента. Если не хватает чека, в счёте и операции не совпадают данные контрагента или сумма платежа, бухгалтеру сначала приходится искать и уточнять эту информацию.
Проверка сделок может помочь сделать этот процесс более упорядоченным - сначала выявляются возможные неточности, а затем бухгалтер может сосредоточиться на вопросах, требующих профессионального опыта.
Это одно из важнейших преимуществ автоматизации бухгалтерии: автоматизировать рутинные проверки, сохранив за человеком возможность принимать решения.
Исправляет ли система ошибки сама?
Нет. И это важно.
Результат проверки - вспомогательный инструмент, а не автоматический вердикт о правильности операции. Если система обнаруживает расхождение, пользователю нужно изучить документы, оценить ситуацию и при необходимости уточнить данные.
Кроме того, не все 26 пунктов проверки относятся к каждой операции. Если в документе или системе недостаточно информации, конкретный пункт может оказаться невозможно проверить.
Это означает, что цель функции - не заменить знания в бухгалтерии, а помочь быстрее найти места, требующие внимания.
Бухгалтерия становится более цифровой и отвечает разным потребностям
В предпринимательстве цифровые инструменты играют всё большую роль. Выставление счетов, импорт банковских операций, сканирование чеков и счетов, налоговый календарь, отчёты и учёт документов уже помогают сократить ручную работу. Новая проверка сделок добавляет к этой системе ещё один важный элемент - возможность не только вводить и хранить данные, но и сравнивать их между собой.
Pats.lv предоставляет разные возможности и предлагает несколько тарифных планов с различными уровнями проверки.
Что такая бухгалтерская система дала бы предпринимателю в повседневной работе?
Представим простую ситуацию. Предприниматель получает счёт от поставщика, вносит расход в бухгалтерскую систему и прикрепляет документ. Затем система может сравнить данные счёта и операции.
Если всё совпадает, пользователь видит, что по конкретному пункту проверки ничего уточнять не нужно.
Если обнаружено расхождение, например в названии контрагента, пользователь получает предупреждение и может открыть документ, проверить информацию и при необходимости исправить запись.
Такой подход позволяет раньше замечать ошибки в бухгалтерии, пока документы ещё под рукой, а обстоятельства операции легко вспомнить.
Новый шаг к более простой бухгалтерии
Хорошая бухгалтерская программа должна быть не просто хранилищем данных. Она должна помогать предпринимателю понимать, что происходит в его бухгалтерии и на что обратить внимание.
Новая функция проверки сделок Pats.lv создана именно для этого. Она сопоставляет сведения из документа, операции и доступные данные платежа, проверяет до 26 разных аспектов и показывает пользователю, что в порядке, что нужно проверить и что нельзя проверить из-за нехватки данных.
Эта функция может быть особенно актуальна для самозанятых и небольших компаний, которые хотят вести несколько бухгалтерских процессов в одном месте и вовремя замечать возможные расхождения.
