Kredītrēķins un rēķina labošana: ko darīt, ja mainās summa vai atgriež preci

Tālāk uzzināsi, kādos gadījumos pietiek ar kredītrēķinu un kad nepieciešams koriģējošs rēķins, kā soli pa solim veikt rēķina labojumus, kā rīkoties preču atgriešanas gadījumā, kā veiktās korekcijas ietekmē PVN uzskaiti un kas jāpārbauda pēc labojumu veikšanas, tostarp gadījumos, kad sākotnējais dokuments ir bijis strukturēts e-rēķins.

Kad nepieciešams kredītrēķins un kad – koriģējošs rēķins?

Sāc ar iemeslu, nevis dokumenta nosaukumu. Ir atšķirība starp kļūdu sākotnējā rēķinā un jaunu vienošanos, kas panākta pēc tā izrakstīšanas. No situācijas atkarīgs, kā dokumentēt izmaiņas un vai jāpārskata jau deklarētie dati.

Situācija un pārbaudes virziens

VID skaidro, ka koriģējošu rēķinu kļūdu labošanai var izmantot gan reģistrēti PVN maksātāji, gan personas, kuras nav reģistrētas PVN maksātāju reģistrā. Tādējādi rēķinu labošana ir aktuāla arī pašnodarbinātajiem un mazajiem uzņēmumiem, kuri saviem darījumiem PVN nepiemēro.

Ko sagatavot pirms rēķinu labošanas

Lai labojumu varētu saprast arī klients un grāmatvedis, sagatavo šādu informāciju:

• sākotnējā rēķina numuru, datumu un saņēmēju;

• labojuma iemeslu un dokumentu, kas to pamato, piemēram, vienošanos par atlaidi vai preču atgriešanas informāciju;

• konkrētās preces vai pakalpojuma pozīcijas un mainīto daudzumu vai cenu;

• summu, par kuru darījums mainās, un atlikumu pēc labojuma;

• PVN informāciju, ja tā attiecas uz sākotnējo darījumu;

• jau saņemtās apmaksas un paredzēto norēķinu pēc izmaiņām.

Šis ir darba sagatavošanas saraksts. Pašam dokumentam jāatbilst attiecīgajām rekvizītu prasībām. Dokumentā, ar kuru groza sākotnējo PVN rēķinu, būtiska ir nepārprotama atsauce uz sākotnējo rēķinu un konkrētajiem grozījumiem.

Rēķina faila pārsaukšana par “labots” pati par sevi nepaskaidro izmaiņu būtību. Saglabā saprotamu dokumentu secību, lai pēc vairākiem mēnešiem vari pateikt: kāda bija cena, kas mainījās un kā beidzās norēķins.

Piemērs: atgrieztas divas preces no piecām

Pieņemsim, ka pārdevējs nav reģistrēts PVN maksātājs. Viņš ir pārdevis piecas preces par 40 EUR katru, un sākotnējā rēķina kopsumma ir 200 EUR. Vēlāk pircējs atgriež divas preces, un puses vienojas par darījuma summas samazināšanu.

Atgriezto preču vērtība ir 2 × 40 = 80 EUR, līdz ar to darījuma kopējā vērtība pēc korekcijas ir 120 EUR.

• Sākotnējais rēķins: 200 EUR

• Atgriezto preču vērtība: 80 EUR

• Darījuma summa pēc korekcijas: 120 EUR

Lai dokumentētu darījuma vērtības samazinājumu, pārdevējs sagatavo kredītrēķinu jeb koriģējošu rēķinu par 80 EUR, norādot atsauci uz sākotnējo rēķinu un korekcijas iemeslu.

Šis ir vienkāršots aprēķina piemērs bez PVN, nevis kredītrēķina veidlapas paraugs.

Ja klients vēl nav samaksājis

Pēc korekcijas klientam jāapmaksā 120 EUR. Pārdevējs nosūta koriģējošo rēķinu, norādot sākotnējo rēķinu, veikto samazinājumu un atlikušo maksājamo summu. Sākotnējais rēķins kopā ar korekcijas dokumentu pamato jauno norēķinu atlikumu.

Ja klients jau samaksājis 200 EUR

Ja klients sākotnējo rēķinu ir apmaksājis pilnā apmērā, pēc preču atgriešanas rodas pārmaksa 80 EUR apmērā. Šo summu pārdevējs atmaksā klientam vai, savstarpēji vienojoties un pastāvot tiesiskam pamatam, ieskaita citu saistību segšanai.

Veicot atmaksu vai ieskaitu, svarīgi saglabāt darījumu apliecinošos dokumentus un nodrošināt to sasaisti ar sākotnējo rēķinu un tā korekciju.

Ja klients samaksājis tikai 100 EUR

Ja klients no sākotnējās rēķina summas ir samaksājis 100 EUR, pēc korekcijas atlikusī maksājamā summa ir 20 EUR(120 − 100).

Nosūtot maksājuma atgādinājumu, jāņem vērā gan sākotnējais rēķins, gan koriģējošais dokuments un jau saņemtie maksājumi, lai klientam netiktu pieprasīta lielāka summa par faktiski maksājamo.

Kas jāņem vērā, ja darījumam piemērots PVN?

Ja sākotnējam darījumam ir piemērots PVN, rēķina korekcija var ietekmēt ne tikai norēķinus ar klientu, bet arī PVN uzskaiti un deklarāciju. Pārdevējam jāizvērtē nepieciešamība koriģēt aprēķināto PVN, savukārt pircējam, kurš par attiecīgo darījumu atskaitījis priekšnodokli, jāveic atbilstoša priekšnodokļa korekcija.

Būtiski ir nošķirt gadījumus, kad tiek labota sākotnējā rēķinā vai PVN deklarācijā pieļauta kļūda, no situācijām, kad darījuma vērtība mainās vēlāk, piemēram, preču atgriešanas vai piešķirtas atlaides dēļ.

Ja preces tiek atgrieztas pēc sākotnējā darījuma veikšanas, PVN korekciju parasti atspoguļo tajā taksācijas periodā, kurā saskaņā ar PVN regulējumu ir radies korekcijas pamats. Savukārt, ja sākotnējā PVN deklarācijā ir pieļauta kļūda, var būt nepieciešams precizēt attiecīgā iepriekšējā perioda deklarāciju.

Lai pareizi noteiktu korekcijas uzskaites periodu, ieteicams saglabāt sākotnējo rēķinu, koriģējošo dokumentu un informāciju par preču atgriešanu vai citu korekcijas iemeslu. Svarīgi ir arī dokumentēt sākotnējā darījuma datumu, rēķina izrakstīšanas datumu un datumu, kad radies korekcijas pamats.

Ja sākotnējais rēķins ir strukturēts e-rēķins

Ja sākotnējais rēķins ir sagatavots kā strukturēts elektroniskais rēķins, tā labojums jānoformē atbilstoši strukturēto e-rēķinu prasībām, sagatavojot koriģējošu e-rēķinu un norādot atsauci uz sākotnējā rēķina numuru.

Gadījumos, kad normatīvie akti paredz obligātu strukturētu e-rēķinu izmantošanu, ar parasta PDF dokumenta sagatavošanu vien nepietiek. Koriģējošajam e-rēķinam jāatbilst noteiktajām strukturētā elektroniskā rēķina formāta prasībām.

Tāpēc pirms sūtīšanas noskaidro arī formātu un kanālu, kurā partneris saņēma sākotnējo dokumentu. Pārbaudi, ka korekcija nonāk pie tās pašas atbildīgās personas vai sistēmā, kur tiek apstrādāti rēķini.

Pārbaudes saraksts pēc labojuma

• Var saprast, kuru sākotnējo rēķinu labo.

• Labojuma iemesls un summas ir izskaidroti.

• Klientam nosūtīts labojuma dokuments un saprotams atlikums.

• Saņemtā apmaksa nav kļūdaini uzskaitīta kā jauns darījums.

• Atmaksa, ja tāda veikta, ir atsevišķi redzama un pamatota.

• Pārbaudīta ietekme uz PVN vai citām jau sagatavotām atskaitēm.

Strādājot pats.lv, salīdzini sākotnējo rēķinu un apmaksas informāciju ar labojuma dokumentiem. Precīzu darbību secību konkrētajam labošanas veidam noskaidro atbalstā, ja tā nav skaidra. Šis raksts neparedz, ka visus korekciju veidus sistēmā veic ar vienu universālu pogu.