Кредитный счёт и исправление счёта: что делать, если меняется сумма или возвращают товар

Далее ты узнаешь, в каких случаях достаточно кредитного счёта, а когда нужен корректировочный счёт, как пошагово исправить счёт, что делать при возврате товаров, как внесённые корректировки влияют на учёт НДС и что проверить после исправлений, в том числе если первоначальный документ был структурированным электронным счётом.

Когда нужен кредитный счёт, а когда — корректировочный?

Начни с причины, а не с названия документа. Ошибка в первоначальном счёте и новая договорённость, достигнутая после его выставления, — разные ситуации. От обстоятельств зависит, как документировать изменения и нужно ли пересматривать уже задекларированные данные.

Ситуация и направление проверки

Служба государственных доходов (VID) поясняет, что корректировочный счёт для исправления ошибок могут использовать как зарегистрированные плательщики НДС, так и лица, не зарегистрированные в реестре плательщиков НДС. Поэтому исправление счетов актуально и для самозанятых и небольших компаний, которые не применяют НДС к своим сделкам.

Что подготовить перед исправлением счетов

Чтобы исправление было понятно и клиенту, и бухгалтеру, подготовь следующую информацию:

• номер, дату и получателя первоначального счёта;

• причину исправления и подтверждающий её документ, например договорённость о скидке или информацию о возврате товаров;

• конкретные позиции товаров или услуг и изменённое количество или цену;

• сумму, на которую меняется сделка, и остаток после исправления;

• информацию об НДС, если он относится к первоначальной сделке;

• уже полученные платежи и предполагаемый порядок расчётов после изменений.

Это список для подготовки к работе. Сам документ должен соответствовать применимым требованиям к реквизитам. В документе, изменяющем первоначальный счёт с НДС, важна однозначная ссылка на первоначальный счёт и конкретные изменения.

Само по себе переименование файла счёта в «исправленный» не объясняет сути изменений. Сохраняй понятную последовательность документов, чтобы спустя несколько месяцев можно было сказать, какой была цена, что изменилось и чем закончились расчёты.

Пример: возвращены два товара из пяти

Допустим, продавец не зарегистрирован как плательщик НДС. Он продал пять товаров по 40 EUR каждый, и общая сумма первоначального счёта составляет 200 EUR. Позднее покупатель возвращает два товара, и стороны договариваются об уменьшении суммы сделки.

Стоимость возвращённых товаров составляет 2 × 40 = 80 EUR, поэтому общая стоимость сделки после корректировки составляет 120 EUR.

• Первоначальный счёт: 200 EUR

• Стоимость возвращённых товаров: 80 EUR

• Сумма сделки после корректировки: 120 EUR

Чтобы документально оформить уменьшение стоимости сделки, продавец готовит кредитный, то есть корректировочный, счёт на 80 EUR, указывая ссылку на первоначальный счёт и причину корректировки.

Это упрощённый пример расчёта без НДС, а не образец бланка кредитного счёта.

Если клиент ещё не заплатил

После корректировки клиенту нужно оплатить 120 EUR. Продавец отправляет корректировочный счёт, указывая первоначальный счёт, произведённое уменьшение и оставшуюся сумму к оплате. Первоначальный счёт вместе с документом корректировки обосновывает новый остаток по расчётам.

Если клиент уже заплатил 200 EUR

Если клиент полностью оплатил первоначальный счёт, после возврата товаров возникает переплата в размере 80 EUR. Продавец возвращает эту сумму клиенту или по взаимной договорённости и при наличии правового основания засчитывает её в счёт погашения других обязательств.

При возврате денег или зачёте важно сохранить подтверждающие сделку документы и обеспечить их связь с первоначальным счётом и его корректировкой.

Если клиент заплатил только 100 EUR

Если клиент оплатил 100 EUR из первоначальной суммы счёта, после корректировки оставшаяся сумма к оплате составляет 20 EUR(120 − 100).

Отправляя напоминание об оплате, нужно учитывать первоначальный счёт, корректировочный документ и уже полученные платежи, чтобы не потребовать от клиента сумму больше фактически причитающейся.

Что нужно учитывать, если к сделке применялся НДС?

Если к первоначальной сделке применялся НДС, корректировка счёта может повлиять не только на расчёты с клиентом, но и на учёт НДС и декларацию. Продавцу нужно оценить необходимость корректировки начисленного НДС, а покупателю, который вычел входной НДС по соответствующей сделке, — выполнить соответствующую корректировку входного НДС.

Важно различать случаи исправления ошибки в первоначальном счёте или декларации по НДС и ситуации, когда стоимость сделки меняется позднее, например из-за возврата товаров или предоставленной скидки.

Если товары возвращены после совершения первоначальной сделки, корректировку НДС обычно отражают в том налоговом периоде, в котором согласно регулированию НДС возникло основание для корректировки. Если же ошибка была допущена в первоначальной декларации по НДС, может потребоваться уточнение декларации за соответствующий предыдущий период.

Чтобы правильно определить период учёта корректировки, рекомендуется сохранить первоначальный счёт, корректировочный документ и информацию о возврате товаров или другой причине корректировки. Важно также документировать дату первоначальной сделки, дату выставления счёта и дату возникновения основания для корректировки.

Если первоначальный счёт — структурированный электронный счёт

Если первоначальный счёт подготовлен как структурированный электронный счёт, его исправление нужно оформить в соответствии с требованиями к структурированным электронным счетам: подготовить корректировочный электронный счёт и указать ссылку на номер первоначального счёта.

В случаях, когда нормативные акты предусматривают обязательное использование структурированных электронных счетов, подготовки обычного PDF-документа недостаточно. Корректировочный электронный счёт должен соответствовать установленным требованиям к формату структурированного электронного счёта.

Поэтому перед отправкой выясни также формат и канал, по которому партнёр получил первоначальный документ. Проверь, что корректировка поступает тому же ответственному лицу или в систему, где обрабатываются счета.

Контрольный список после исправления

• Понятно, какой первоначальный счёт исправляется.

• Причина исправления и суммы объяснены.

• Клиенту отправлен документ исправления и понятный остаток.

• Полученная оплата не учтена ошибочно как новая сделка.

• Возврат денег, если он был, отдельно виден и обоснован.

• Проверено влияние на НДС или другую уже подготовленную отчётность.

Работая в pats.lv, сравни первоначальные счёт и информацию об оплате с документами исправления. Если точная последовательность действий для конкретного вида исправления непонятна, уточни её в поддержке. Эта статья не предполагает, что все виды корректировок в системе выполняются одной универсальной кнопкой.