Pirms atgādinājuma: pārbaudi piecas lietas par rēķinu

Rēķina statuss sistēmā un faktiskā situācija bankā reizēm atšķiras. Rēķins ir oficiāls dokuments uzņēmuma darījumos, tāpēc pirms atgādinājuma nepieciešams pārbaudīt, vai tajā ir visu obligāto rekvizītu informācija un vai jūsu uzņēmuma nosaukums, adrese, kā arī pircēja dati ir norādīti korekti. Klients var būt samaksājis daļu, norādījis citu rēķina numuru vai maksājis no cita konta. Pirms raksti par parādu, salīdzini:

1. Apmaksas termiņu. Vai tas atbilst līgumā vai sarakstē saskaņotajam? Pārbaudi arī vēlākās vienošanās.

2. Bankas maksājumus. Meklē pēc summas, datuma, maksātāja un maksājuma mērķa. Atjauno bankas datus, ja izmanto integrāciju.

3. Saņēmēja adresi. Vai rēķins aizgāja cilvēkam, kurš to nodod apmaksai? Projekta kontaktpersona var nebūt maksājumu apstiprinātājs.

4. Dokumenta saturu. Vai rēķinā ir pareizs saņēmējs, konts, summa un saprotams pakalpojuma apraksts?

5. Darba pieņemšanu. Vai klients ir saņēmis pasūtījumu un vai nav neatrisināta jautājuma par rezultātu?

Ja maksājums ir saņemts, bet nav piesaistīts rēķinam, sakārto uzskaiti. Ja rēķins aizsūtīts uz nepareizo adresi, vienojies, kam to pārsūtīt. Abi gadījumi prasa citu sarunu nekā situācija, kurā klients ir saņēmis pareizu rēķinu un vienkārši nav samaksājis.

3 atgādinājumi par rēķina apmaksu

Aizstāj tekstu kvadrātiekavās ar saviem datiem. Ziņā pietiek ar rēķina numuru, atlikušo summu, termiņu kā arī unikālu numuru un izrakstīšanas datumu, lai jums būtu skaidrs, uz kuru dokumentu atgādinājums attiecas. Pievieno rēķinu vai saiti uz to, lai klientam dokuments nav jāmeklē iepriekšējā sarakstē.

Pirms sūtīšanas ieteicams izmantot vienotu pārbaudi: vai saņēmēja adrese un pilna informācija ir pareiza, vai norādīti pircēja un pārdevēja dati, tostarp uzņēmuma nosaukums un adrese, un vai dokumenta saturs ir pilnīgs. Tajā jābūt preču vai pakalpojumu aprakstam, cenām, vienības cenai, kopējai maksājamai summai un norēķinu valūtai, lai klientiem nosūtītie rēķini būtu saprotami.

Latvijā to reglamentē Grāmatvedības likums un PVN likums, un rēķins tiek izrakstīts 15 dienu laikā pēc darījuma. Ja uzņēmums ir PVN maksātājs, jānorāda arī PVN maksātāja numurs; nepilnīga informācija var kavēt PVN atskaitīšanu.

Ja klients samaksā tikai daļu ar pvn

Pieņemsim, ka rēķina kopsumma ir 600 EUR un bankā saņemti 250 EUR. Atlikums ir 350 EUR. Nākamajā atgādinājumā norādi tieši atlikumu, nevis vēlreiz pieprasi visus 600 EUR.

Rēķins: 600 EUR · Saņemts: 250 EUR · Atlicis: 350 EUR

Daļēja apmaksa nemaina sākotnēji saskaņoto cenu darījumos. Ja vienojaties arī par atlaidi vai darba apjoma samazināšanu, tas ir atsevišķs jautājums, kas jāatspoguļo dokumentos.

Nesagatavo jaunu pārdošanas rēķinu par tiem pašiem 350 EUR tikai tāpēc, lai klientam atgādinātu par atlikumu. Citādi uzskaitē var rasties iespaids, ka tiek veikts vēl viens pārdošanas darījums. Nosūti esošo rēķinu un paskaidrojumu par saņemto un atlikušo summu, lai informācija starp pusēm būtu skaidra.

Rakstisks apstiprinājums ir svarīgs arī grāmatvedības sakārtošanai: pvn piemērošana daļējas apmaksas dēļ pati par sevi nemainās, tāpēc nav pamata izrakstīt citu dokumentu bez izmaiņām darījuma būtībā vai summā ar pvn.

Ko darīt, ja klients neatbild vai apstrīd rēķinu: kas ir jāzina

Ja pēc atkārtotas saziņas nav skaidra maksājuma datuma, sagatavo vienu darījuma mapi: līgums vai pasūtījuma apstiprinājums, darba nodošanas pierādījumi, rēķins, bankas maksājumi un sarakste. Pieraksti arī telefonsarunā apspriesto un nosūti klientiem īsu kopsavilkumu ar visu būtisko informāciju.

Ja klients apstrīd darbu vai summu, vispirms noskaidro konkrēto iebildumu. Atbilde “rēķins nav pareizs” vēl nepasaka, vai runa ir par rekvizītiem, darba apjomu vai kvalitāti. Lūdz norādīt strīdīgo pozīciju, kuru klients apstrīd, un salīdzini to ar sākotnējo vienošanos. Ja vēlāk vienojaties par atlaidi vai darba apjoma samazinājumu, izmaiņas darījumos atspoguļo korekti, nevis sagatavo jaunu rēķinu bez pamata, jo tas ir nepieciešams arī grāmatvedības un PVN uzskaites precizitātei.

Ja vienošanos panākt neizdodas, ar apkopotajiem dokumentiem vari vērsties pie jurista par parāda atgūšanas iespējām. Pirms piemēro procentus, līgumsodu vai apturi turpmāko pakalpojumu, pārbaudi jūsu līgumu un attiecīgās tiesību normas. Šeit dotie ziņu paraugi ir ikdienas saziņai, nevis juridiskas pretenzijas aizstājējs, un tie tiek izmantoti kā praktisks pamats turpmākai rīcībai.

Kā pats.lv palīdz sekot neapmaksātajiem rēķiniem

Rēķinu izrakstīšana pats.lv ļauj sagatavot rēķinu un sekot tā apmaksai. Ja izmanto bankas integrāciju, salīdzini saņemto maksājumu ar konkrēto rēķinu un pārbaudi atlikušo summu. Atgādinājuma tekstu vari pielāgot un nosūtīt savā ierastajā saziņas kanālā. 

Latvijā elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir strukturēts elektronisks dokuments XML formātā, kas atbilst noteiktajām tehniskajām prasībām un nodrošina automatizētu datu apstrādi. Atšķirībā no parasta PDF rēķina strukturētu e-rēķinu iespējams automātiski apstrādāt grāmatvedības sistēmās, tostarp izmantojot PEPPOL tīklu vai citus atbilstošus elektroniskās datu apmaiņas risinājumus. E-rēķinu ieviešana Latvijā notiek pakāpeniski. No 2025. gada 1. janvāra e-rēķinu izmantošana ir obligāta darījumos ar valsts un pašvaldību budžeta iestādēm. No 2026. gada 1. janvāra šo darījumu e-rēķinu dati obligāti jānodod Valsts ieņēmumu dienestam (VID).Savukārt uzņēmumu savstarpējos darījumos Latvijā (B2B) obligāta strukturēto e-rēķinu izmantošana un to datu nodošana VID ir paredzēta no 2028. gada 1. janvāra. Līdz šim datumam uzņēmumi e-rēķinus savstarpējos darījumos var izmantot brīvprātīgi, savstarpēji vienojoties par to apmaiņas kārtību.

Izveido regulāru ieradumu: pārskati neapmaksātos rēķinus, pārbaudi banku un pie katra kavētā maksājuma nosaki nākamo darbību. Piemēram, “gaidu klienta apstiprinājumu”, “vienojāmies par apmaksu piektdien”, “jāprecizē rekvizīti” vai “klients saka, ka rēķins nav pareizs, tāpēc jānorāda, kuru informāciju vai pozīciju viņš apstrīd, lai to pārbaudītu pret vienošanos”. Šīs piezīmes vari glabāt savā uzdevumu sarakstā.

Ja pasūtījums prasa materiālus vai lielu darba ieguldījumu pirms piegādes, nākamajās sadarbībās apsver iepriekš saskaņotu priekšapmaksu. Par tās dokumentēšanu lasi rakstā par avansa rēķiniem.