Pašnodarbinātajiem ar savu ieņēmumu un izdevumu uzskaiti nereti jātiek gala pašu spēkiem. Nākas izdarīt izvēli – algot grāmatvedi šo pienākumu izpildei vai tomēr atrast veidu, kā iespējami vienkāršāk to izdarīt pašam. Izdevīgi, taču bieži vien arī sarežģīti ir izmantot pašizveidotu sistēmu, balstoties Valsts ieņēmumu dienesta piemērā. Cita, mazāk sarežģīta opcija ir paļauties uz tehnoloģiskajiem risinājumiem – grāmatvedības programmām, tiesšaistes sistēmām vai mobilajām lietotnēm.
Šādi risinājumi pašnodarbināto vidū kļūst arvien populārāki un pieejamāki galvenokārt zemo abonēšanas izmaksu un automatizēto funkciju dēļ, kas ļauj pašam kārtot grāmatvedību bez īpašām priekšzināšanām. Pirms pieņemt lēmumu par atbilstošas grāmatvedības programmas izvēli ieteicams izvērtēt dažus būtiskus faktorus.
Grāmatvedības programma jāizvēlas atbilstoši tam, kādā ieraksta sistēmā paredzēts veikt ieņēmumu un izdevumu uzskaiti. Jāņem vērā, ka ne visi tehnoloģiskie risinājumi piedāvā abas iespējas. Pašnodarbinātās personas biežāk izvēlas uzskaiti veikt vienkāršajā sistēmā. Šī sistēma jāizvēlas, balstoties uz to, cik daudz ierakstu nepieciešams veikt un cik liels ir finanšu līdzekļu apgrozījums. Likums nosaka, ka vienkāršā ieraksta sistēmā grāmatvedību var kārtot:
Visiem pārējiem komersantiem ir obligāti jāveic divkāršā ieraksta grāmatvedība.
Pašnodarbināto ieņēmumu un izdevumu uzskaites veikšanā būtisks faktors ir arī izvēlētais nodokļu maksāšanas režīms, tāpēc jāizvēlas grāmatvedības programma, kas piedāvās veikt nodokļu režīmam atbilstošus aprēķinus un sagatavot atskaites.
Izvēloties piemērotu grāmatvedības programmu, būtiski domāt ne tikai šī brīža situācijas kontekstā, bet arī ilgtermiņā.
Iespējams, pēc gada bizness būs attīstījies jaunā virzienā, augs apgrozījums un radīsies nepieciešamība pēc tādām papildu funkcijām kā PVN aprēķina un deklarāciju sagatavošana. Vērtīgi ir izvēlēties programmu ar plašu funkciju piedāvājumu un iespēju šīs funkcijas aktivizēt tad, kad tās patiešām nepieciešamas.
Funkciju automatizācija ietaupa laiku. Ir vērts lūkoties pēc risinājuma, kas piedāvā, piemēram, automātisku ievadīto darījumu datu apstrādi, nodokļu aprēķinu, atskaišu sagatavošanu nepieciešamajos formātos un tamlīdzīgi. Protams, lietotājam ir jābūt gatavam, ka par šādām funkcijām varētu būt papildu samaksa.
Grāmatvedības programmas izmaksas atkarīgas no vajadzībām. Izmaksas varētu sadārdzināt sarežģītākas funkcijas, piemēram, nodokļu aprēķina veikšana, tiešsaistes konsultācijas, dokumentu pārbaude.
Svarīgi, lai grāmatvedības programma piedāvātu funkcijas vai to kopumu iegādāties atsevišķi. Respektīvi – dažādas abonēšanas maksas vienkāršiem un sarežģītākiem funkcionālajiem risinājumiem. Iespēja izvēlēties dažādus tarifus atbilstoši lietotāja vajadzībām ir būtiski, lai nepārmaksātu par funkcijām, kuras nav nepieciešamas.
Par izvēlēto grāmatvedības programmu ir vērts uzzināt no uzticamiem avotiem – lietotājiem, kas to jau izmēģinājuši. Ir vērts izpētīt publiskās atsauksmes un pieredzes stāstus, apjautāties savas jomas profesionāļu vidū. Tas palīdzēs izvērtēt dažādu grāmatvedības programmu priekšrocības un trūkumus, salīdzināt tās un beigu beigās izvēlēties savam biznesam piemērotāko.
