Авансовые счета - как они помогают экономить деньги и правильно применять НДС?

Для компаний и самозанятых авансовые счета - это способ получить предоплату до поставки товара или оказания услуги, улучшить денежный поток и в статусе плательщика НДС декларировать налог только тогда, когда аванс фактически получен.

Если ты ведешь хозяйственную деятельность и тебе нужно понять, когда возникают обязательства по НДС, когда нужно выставлять итоговый счет и как правильно учитывать такие сделки в бухгалтерии и ежедневных расчетах, в этой статье ты найдешь короткое и практическое объяснение - что такое авансовый счет, какие действия нужно выполнить после получения аванса, когда выставлять итоговый счет, почему авансовые счета снижают риск неоплаты и упрощают учет, а также как всем этим удобно управлять в pats.lv

Что такое авансовый счет?

Авансовый счет - это документ, который компания или самозанятый выставляет до поставки товара или оказания услуги, чтобы получить полную или частичную предоплату; это запрос предоплаты, а не итоговый документ об оплате.

В авансовом счете обычно фиксируют условия сделки, цены и сроки, а также указывают предварительные факты и цифры о том, за что клиенту нужно будет заплатить.

Это позволяет:

• получить деньги до начала работы;
• профинансировать выполнение заказа;
• снизить риск неоплаты и получить дополнительную гарантию того, что клиент готов платить за товар или услугу;
• отложить уплату НДС до момента, когда клиент фактически выполнит оплату.

Когда возникают обязательства по НДС?

Важно знать, что само по себе выставление авансового счета еще не создает обязанности платить НДС.

Обязательства по НДС возникают в момент, когда клиент оплачивает аванс.

Это означает:

• если клиент еще не заплатил - НДС декларировать не нужно;
• если получена только часть аванса - НДС декларируется только с полученной суммы;
• если оплачен весь аванс - НДС декларируется со всей полученной суммы.

Это позволяет предпринимателю не покрывать НДС из собственных оборотных средств.

Пример

Предположим, что стоимость услуги составляет:

• Сумма без НДС - 1 000 EUR
• НДС (21%) - 210 EUR
• Итого - 1 210 EUR

До начала работы выставляется авансовый счет на 1 210 EUR.

Пока клиент не заплатил и услуга еще не оказана, обязательства по НДС не возникают.

Когда клиент оплачивает авансовый счет, лицо, осуществляющее хозяйственную деятельность, декларирует 210 EUR НДС. Так как деньги уже получены, НДС не нужно оплачивать из собственных средств компании.

Если клиент оплачивает только 50% аванса, НДС рассчитывается только с полученной части.

Когда нужно выставлять итоговый счет?

После поставки товара или оказания услуги компания выставляет итоговый налоговый счет.

В итоговом счете указывают:

• общую сумму сделки;
• общую сумму НДС;
• полученный аванс;
• оставшуюся сумму к оплате.

Если клиент оплатил аванс в полном размере, остаток в итоговом счете может быть 0 EUR.

А если получена только часть аванса, в итоговом счете указывается оставшаяся сумма. НДС по уже полученному авансу повторно не рассчитывается.

Пример с частичным авансом

Общая сумма сделки составляет 1 210 EUR, в том числе 210 EUR НДС.

До начала работы клиент оплачивает 50% аванса - 605 EUR, в том числе НДС 105 EUR.

После выполнения услуги в итоговом счете указывают:

• Общая сумма - 1 210 EUR
• Полученный аванс - 605 EUR
• Оставшаяся сумма к оплате - 605 EUR, в том числе НДС 105 EUR

Таким образом, НДС по одной и той же части сделки не рассчитывается дважды.

Почему стоит использовать авансовые счета?

Более удобный денежный поток - Получая предоплату, компания может покрыть расходы на материалы, доставку и другие затраты еще до завершения работы.

Меньший риск неоплаты - Предоплата снижает вероятность того, что клиент задержит оплату или не заплатит вообще, и дает более понятную гарантию серьезного намерения клиента выполнить расчет.

НДС не нужно финансировать из собственных средств - НДС обычно декларируется только после получения аванса, а не в момент выставления счета.

Более удобная бухгалтерия - Используя авансовые счета, легче контролировать предоплаты и итоговые расчеты.

Новинка в pats.lv - Авансовые счета

Теперь в pats.lv можно выставлять также авансовые счета.

После оплаты клиента в системе ты можешь просто подготовить итоговый счет, в котором автоматически учитывается полученный аванс.

Это означает:

• более прозрачный учет расчетов;
• меньше ручной работы;
• меньшую вероятность ошибок;
• более удобный учет НДС.

Важно знать

Авансовый счет эффективен только тогда, когда он выставляется до поставки товара или оказания услуги.

Если сделка уже выполнена, порядок применения НДС нельзя изменить только потому, что документ назван авансовым счетом.

Для отдельных сделок, в том числе в международной торговле, в сфере строительных услуг или в специальных режимах НДС, правила применения НДС могут отличаться, поэтому, пожалуйста, оцени условия конкретной сделки или, если необходимо, проконсультируйся со специалистом.

Итоги

Авансовый счет - это полезный инструмент для каждой компании и самозанятого, потому что он помогает:

• улучшить денежный поток;
• снизить риск неоплаты;
• не выполнять платежи по НДС из собственных средств;
• упростить бухгалтерский учет;
• прозрачно организовать расчеты с клиентами.

С новой функцией pats.lv “Авансовый счет” ты можешь в одном месте выставить авансовый счет, отслеживать его оплату и затем подготовить итоговый счет, делая весь процесс расчетов быстрее и удобнее.

Примечание. В этой статье представлена общая информация. В отдельных ситуациях порядок применения НДС может отличаться, поэтому в случае неясностей рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером или Службой государственных доходов.