Как правильно рассчитать и выплатить отпускные?

Наёмные сотрудники каждый год ждут свой заслуженный отпуск - время, чтобы отдохнуть и провести его с близкими. Но для работодателя этот период означает дополнительные обязанности: необходимо рассчитать отпускные, подготовить отчёты, соблюдать сроки и убедиться, что всё выполняется в соответствии с законом.

И именно здесь возникает ряд вопросов:

Как правильно рассчитать отпускные?

Что делать, если сотрудник не отработал полные 6 месяцев?

Как поступать с неиспользованными днями отпуска?

Как отпускные влияют на расчёт налогов?

Мы объясняем главные принципы, которые должен знать каждый работодатель.

Основные принципы расчёта отпускных

Трудовой закон Латвии устанавливает, что каждому сотруднику положен ежегодный оплачиваемый отпуск не менее четырёх календарных недель. Это означает 28 календарных дней отпуска, из которых работодатель оплачивает 20 рабочих дней. Если в период отпуска попадают праздничные дни, отпуск продлевается на их количество. По соглашению между работником и работодателем оплачиваемый отпуск можно разделить на части, но одна из частей не может быть короче двух непрерывных календарных недель.

Расчёт отпускных основан на среднем заработке за последние месяцы, который включает:

• заработную плату за последние 6 месяцев,
• доплаты и премии, если они закреплены в трудовом договоре или внутренних правилах,
• количество фактически отработанных дней (за исключением больничных и предыдущих отпусков).

Формула:
Среднедневной заработок = общая зарплата / количество отработанных дней
Отпускные = среднедневной заработок × количество дней отпуска

По общему правилу отпускные вместе с зарплатой за период до начала отпуска должны быть выплачены не позднее, чем за один день до его начала. При этом сотрудник имеет право письменно потребовать перенести выплату отпускных на следующий день выплаты зарплаты.

Как поступать в “неудобных” ситуациях?

Сотрудник хочет уйти в отпуск “авансом”

Если сотрудник ещё не отработал 6 месяцев, отпуск можно предоставить по взаимному соглашению сторон. Это важно задокументировать. В таких случаях, поскольку за 6 месяцев ещё не накоплен полный период для расчёта, средний заработок рассчитывается на основе фактически начисленной зарплаты до первого дня отпуска.

Неиспользованные дни отпуска

Компенсация за неиспользованные дни отпуска выплачивается только при увольнении сотрудника. В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию за все накопленные, но не использованные дни.

Как отпускные влияют на расчёт налогов?

В Латвии отпускные облагаются налогами так же, как и заработная плата. Это влияет на расчёт подоходного налога (IIN) и обязательных социальных взносов (VSAOI).

Как организовать всё эффективно?

Многие предприниматели до сих пор ведут расчёты вручную или в Excel, каждый раз опасаясь ошибок. А ошибки в расчётах могут привести к проблемам с VID, недовольству сотрудников и административным рискам.

Поэтому мы создали зарплатный модуль pats.lv, разработанный специально для расчёта заработной платы в Латвии, в котором:

• можно автоматически рассчитать отпускные;
• встроены все параметры и правила расчётов, предусмотренные законодательством;
• система автоматически показывает, сколько дней отпуска накоплено;
• налоги, дневные ставки и сумма отпускных рассчитываются автоматически;
• можно сформировать отчёты, готовые для подачи в VID.

Кроме того, модуль включает:

• учёт рабочего времени,
• сверхурочные,
• больничные,
• отпуска по уходу за ребёнком,
• и всё остальное, что необходимо работодателю, который хочет быть уверенным в правильности расчётов.

Зарегистрируйся - экономь время и избегай ошибок, используй зарплатный модуль бесплатно в течение 7 дней.