Бухгалтерские документы в pats.lv: как добавлять, проверять и связывать с операциями

Удобный и простой бухгалтерский учёт начинается с того, что все документы хозяйственной деятельности находятся в одном месте: их легко просматривать, находить и связывать с соответствующими операциями. Ведь чаще всего бухгалтерия начинается именно с подтверждающих документов: счетов, чеков, квитанций и договоров. Если ты доверяешь учёт профессиональному бухгалтеру, порядок в документах также особенно полезен: и тебе, и бухгалтеру удобно получать доступ к нужной информации, проверять документы и отслеживать операции. pats.lv позволяет добавлять все эти документы, управлять ими и связывать их с доходами или расходами в одном месте.

Поскольку счета, чеки, квитанции и договоры являются частью повседневной бухгалтерии как самозанятых, так и SIA, в разделе Документы ты можешь добавлять, находить, проверять их и связывать с доходами или расходами. Документ можно загрузить с компьютера или добавить с телефона, например сразу после покупки.

Как это работает? Добавь документ, проверь распознанные данные и создай новую операцию или свяжи документ с существующей. Сама загрузка ещё не означает, что работа с операцией завершена: подготовленный черновик нужно проверить и подтвердить.

Какой способ добавления документа выбрать?

Начни с раздела Документы и кнопки +Добавить документ. Затем выбери действие в зависимости от того, что ты хочешь добавить.

1. Как добавить документ о расходах?

Используй эту возможность, чтобы добавить счёт на покупку, чек или другой документ о расходах. Подготовь файл в формате PDF, JPG или PNG. Документ должен быть виден целиком, а текст и суммы должны легко читаться.

1. Открой раздел «Документы». Выбери раздел документов в верхнем меню.

2. Добавь файл. Нажми +Добавить документ, выбери Расходы и загрузи документ.

3. Дождись черновика. Система распознает данные документа и подготовит черновик. Его ещё нужно обработать.

4. Открой документ. Выбери Открыть → Обработать документ → Создать новый расход.

5. Проверь информацию. Сравни дату, поставщика, сумму и остальные поля с документом. Исправь обнаруженные ошибки и заполни недостающую информацию, в том числе укажи соответствующую категорию.

6. Сохрани операцию. Выбери Создать. Если используешь дополнительную проверку, выбери Создать и проверить, чтобы Lūrija проверила соответствие документа операции.

Ты также можешь обработать документ из списка: нажми значок связи в строке документа, проверь данные и выбери Добавить расход.

Подробное описание найдёшь в инструкции как добавить документ о расходах.

2. Как добавить документ о доходах?

Документ о доходах можно добавить, например, если счёт уже выставлен в другой системе. Для загрузки также используй файл PDF, JPG или PNG.

1. Выбери тип документа. Открой Документы → +Добавить документ → Доходы.

2. Загрузи файл. Дождись, пока система распознает данные и создаст черновик.

3. Начни обработку. Выбери Открыть → Обработать документ → Создать новый доход.

4. Проверь поля. Убедись, что дата, клиент, номер документа, сумма и остальная информация соответствуют добавленному документу. При необходимости дополни недостающие данные.

5. Сохрани. Выбери Создать или Создать и проверить.

Другой вариант: нажми значок связи в строке документа, проверь данные, укажи категорию и выбери Добавить доход.

Доступность дополнительной проверки зависит от абонемента. В инструкции по доходам отдельная кнопка Проверить указана как функция Premium.

Все шаги можно посмотреть в инструкции как добавить документ о доходах.

3. Как добавить договор или акт и связать его с операцией?

Не каждый документ, необходимый для бухгалтерии, является счётом или чеком. К операции может потребоваться сохранить договор, акт приёма-передачи или другой документ. Для этого используй добавление другого документа.

1. Подготовь добавление. Выбери Документы → +Добавить документ → Добавить другой документ.

2. Добавь документ. После загрузки он появится в списке как необработанный.

3. Нажми «Обработать». Кнопка находится справа в строке документа.

4. Выбери нужное действие. Если операция ещё не создана, выбери Создать новый расход или Создать новый доход. Если операция уже есть в системе, используй Связать с расходом или Связать с доходом.

5. Заполни необходимую информацию. В открывшемся окне проверь данные и заверши выбранное действие.

Чем это полезно? Если операция уже существует, ты можешь связать документ с ней, а не создавать повторную запись той же операции. Позже будет проще понять, к какому доходу или расходу относится документ.

Дополнительная информация доступна в инструкции как добавить другой документ.

4. Как загрузить документ с телефона?

Если у тебя бумажный чек или фотография документа уже находится в телефоне, не нужно сначала отправлять её себе по электронной почте. Ты можешь начать добавление на компьютере и продолжить на телефоне.

1. На компьютере открой «Документы». Нажми +Добавить документ.

2. Выбери «Загрузить с телефона». На экране появится QR-код.

3. Отсканируй QR-код телефоном. Открой ссылку на телефоне.

4. Добавь документ. Сфотографируй его или выбери уже сохранённый файл или изображение. Поддерживаются форматы PDF, JPG и PNG.

5. Дождись подтверждения загрузки. На телефоне появится статус Загружено, а система распознает данные документа.

6. Обработай черновик. Открой его, нажми Обработать и выбери подходящее действие.

7. Проверь и подтверди. Сравни автоматически заполненные поля с документом, исправь ошибки и заверши обработку.

Перед фотографированием: положи документ на ровную поверхность, обеспечь хорошее освещение и убедись, что он целиком попадает в кадр.

Процесс можно посмотреть в инструкции как загрузить документ с телефона.

Как найти и проверить документы?

Список документов помогает не только добавлять новые файлы, но и возвращаться к уже сохранённым. Используй поиск, фильтры и сортировку, чтобы найти нужный документ и просмотреть информацию о нём.

Сначала проверь выбранный период

Если только что добавленный документ не виден в списке, убедись, что выбранный период соответствует дате документа. Это особенно важно, если сегодня ты добавляешь счёт или чек за прошлый месяц.

Сравни документ с его данными

Открой документ и сравни его предварительный просмотр с введённой информацией. Обрати внимание на контрагента, дату, номер документа, сумму и категорию. Автоматическое распознавание данных облегчает ввод, но не заменяет проверку.

Проверь связь с операцией

Прежде чем создавать новый доход или расход, проверь, не добавлена ли соответствующая операция ранее. Если она уже есть в системе, используй связь с существующей операцией.

Скачивай и просматривай документы на других устройствах

Для совместного скачивания документов можно использовать ZIP-архив. Мобильный вид позволяет просматривать документы и на телефоне, когда компьютера нет под рукой.

Удобный порядок обработки документов

Чтобы документы не накапливались до конца месяца, следуй простому порядку:

1. Добавляй вовремя. Полученный файл загрузи с компьютера, а бумажный чек можешь сфотографировать телефоном.

2. Проверь черновик. Сравни распознанные данные с оригиналом документа.

3. Создай или свяжи. Добавь новую операцию или используй существующую.

4. Проверь результат. Убедись, что документ обработан и связан с нужным доходом или расходом.

Такой порядок помогает самозанятому просматривать документы своей хозяйственной деятельности, а в повседневной работе SIA облегчает подготовку и проверку документов. Нужную информацию не приходится искать среди вложений в электронной почте и в отдельных папках.

Частые вопросы

Документ уже отражён в учёте после загрузки?

Нет. Сначала создаётся черновик, данные которого нужно проверить и подтвердить. Автоматическое отражение в учёте после подтверждения связано с наличием активного абонемента.

Какие файлы можно загружать?

Для документов о расходах и доходах, а также для загрузки с телефона поддерживаются форматы PDF, JPG и PNG. Убедись, что документ виден целиком и легко читается.

Почему только что добавленный документ не виден в списке?

Проверь выбранный период. Он должен включать дату документа, а не только день загрузки файла.

Что делать, если операция уже добавлена?

Не создавай её повторно. При обработке документа используй Связать с расходом или Связать с доходом.

Можно ли добавить договор или акт?

Да. Выбери Добавить другой документ, а затем обработай документ, создав новую операцию или связав его с существующей.

Нужно ли сначала пересылать фотографию документа на компьютер?

Нет. Используй Загрузить с телефона, отсканируй QR-код и добавь фотографию или файл прямо с телефона.